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同期会名簿作り Preparing alumni directory 先月から中学校の同期会の名簿作りを手伝っています。 同期会開催の案内などでこれまで使われていた住所録がうまく管理されていないので、私の方から一元管理を提案しましたが、提案したからには自分でその役目を引き受けるのが筋なので、代表幹事の了解を得て、八方手を尽くして同期生の最新情報を収集して、ほぼこれまでかというところに到達しました。 自分の持っている個人情報、友人が持っている情報、自分の高校や友人の高校の同窓会名簿などをかき集めて、照合して最新だと思われるものに更新しました。 またインターネット検索を利用して、開業医や会社経営者、研究者など住所や連絡先を突き止めたりもしました。 一番強力な情報検索ツールは電話番号検索「ネットの電話帳」通称 「ジェイポン」 (jpon.xyz) です。 居住地域と氏名を入力すると住所と電話番号が、また電話番号を入力すると住所と氏名が検索できます。 また住所があいまいな人は、グーグルのストリートビューで表札を確認したりもしました。 市町村合併で住所表示が変わったり郵便番号や電話の市外局番が変更されているケースが結構あり、一人づつ住所と照合して必要な訂正を施しました。 名簿はエクセルやワードでは管理が難しいので、データベースソフトのマイクロソフトアクセスを使いました。 旧姓、郵便番号、住所、電話番号の他に収集できた電子メールアドレス、携帯電話番号もデータベースに含めました。
今月中旬に各クラスの幹事を招集して幹事会が開かれるとの情報を得たので、この最新名簿をこの幹事会で配布して、各クラスの幹事の方々にチェックをお願いし今後の新しい情報の提供を呼び掛けてもらうことにしました。 この幹事会で配布する名簿には電子メールアドレスと携帯電話番号は掲載しません。 掲載されていればとても便利なのですが、これは本人の了解がなければ開示してはならないものだと判断したからです。
きょう当日配布する名簿のプリント、コピーと製本が完了しました。 こんな感じで作業しています。
これはA4の各ページをA3横に両面プリントする場合の各シート毎のページの割り振りを決めるためのメモです。 いつも譜面をコピー・製本する時に使っている手法です。
近くのコンビニで両面コピーをした各ページを丁合しています。
セットした各冊を半分に折って背中をホッチキスで留めて製本します。
これが出来上がりです。 発送を待っています。
私はこの幹事会には出席しないので、明日にも代表幹事に郵便で送付する手はずが整いました。
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